A. De verwerking van persoonsgegevens en de doelen daarvan
Het hoofddoel van de verwerking van persoonsgegevens door het VoorzieningenFonds is om (financieel) laagdrempelige arbeidsongeschiktheidsvoorzieningen in de vorm van schenkkringen te realiseren en te handhaven. Zij doet dat in de volgende fasen voor de volgende (sub)doelen: 

M.b.t. deelname aan een vereniging VoorzieningenFonds;
1. bij de toetsing van aspirant-leden om te beoordelen of het aspirant-lid aan de voorwaarden voor deelname voldoet en om de bestaande leden van een vereniging VoorzieningenFonds in staat te stellen een eventueel veto uit te spreken;
2. bij het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst met een nieuw lid van een vereniging VoorzieningenFonds om de rechten en plichten uit de lidmaatschapsovereenkomst in geval van arbeidsongeschiktheid te kunnen nakomen;
3. bij de melding van ziekte/arbeidsongeschiktheid door een lid van een vereniging VoorzieningenFonds om schenkingen uit te voeren;
4. doorlopend, om de financiën van de verenigingen VoorzieningenFonds te bewaken en om informatie te verstrekken over alle zaken die te maken hebben met schenkkringen in het algemeen.

M.b.t. deelname aan NL-direct;
1. bij de toetsing van aspirant-deelnemers om te beoordelen of desbetreffende aan de voorwaarden voor deelname voldoet.
2. bij het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst met een nieuwe deelnemer van NL-direct om de rechten en plichten uit de lidmaatschapsovereenkomst in geval van arbeidsongeschiktheid te kunnen nakomen;
3. bij de melding van ziekte/arbeidsongeschiktheid door een deelnemer van NL-direct om schenkingen uit te voeren;
4. doorlopend, om de financiën van NL-direct te bewaken en om informatie te verstrekken over alle zaken die te maken hebben met schenkkringen in het algemeen.

B. De verantwoordelijkheid voor de verwerkingen van persoonsgegevens
Iedere vereniging VoorzieningenFonds is zelfstandig bevoegd voor wat betreft de financiering, de zeggenschap en het bestuur. Daarbij wordt zij ondersteund door VoorzieningenFonds Beheer en VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Hun rol is het verder ontwikkelen en bewaken van het concept door: a) (ondersteuning bij) het oprichten van nieuwe verenigingen VoorzieningenFonds; b) het volgen van wet- en regelgeving; c) vertegenwoordiging van Het VoorzieningenFonds in de media; d) het ontvangen, toetsen en uitzetten van aanmeldingen van aspirant-leden. Op deze manier worden kwaliteit, voortbestaan en uniformiteit van het VoorzieningenFonds zo goed mogelijk gewaarborgd.

De verantwoordelijkheid m.b.t. NL-direct en de voorgaande punten b, c en d liggen bij VoorzieningenFonds Beheer en VoorzieningenFonds Administratiekantoor.

Onderdeel van de kwaliteitsbewaking is een uniforme wijze van verwerking van de persoonsgegevens. Om dit te bereiken hebben alle verenigingen VoorzieningenFonds en NL-direct de verantwoordelijkheid voor een adequate verwerking van de persoonsgegevens, dit hebben zij overgedragen aan VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Zij heeft als verantwoordelijke voorschriften opgesteld die ervoor zorgdragen dat de persoonsgegevens op een adequate manier en overeenkomstig de doelen verwerkt worden. Door ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst met VoorzieningenFonds Administratiekantoor verbindt elke afzonderlijke vereniging VoorzieningenFonds zich aan deze voorschriften. VoorzieningenFonds Administratiekantoor bewaakt de naleving hiervan.

VoorzieningenFonds Administratiekantoor beslist de wijze waarop de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt en sluit daarvoor de nodige overeenkomsten met bewerkers. ‘Bewerkers’ is een wettelijke term waarbij het gaat om de ICT-leveranciers die door het VoorzieningenFonds worden ingeschakeld voor de uitvoering van administratieve en financiële verwerkingen.

C. Delen van persoonsgegevens
VoorzieningenFonds Beheer en VoorzieningenFonds Administratiekantoor delen persoonsgegevens alleen voor zover dit nodig is om de onder A. genoemde doelen te bereiken. Dat wil zeggen dat slechts bepaalde persoonsgegevens en alleen voor zover noodzakelijk worden gedeeld met het bestuur van de eigen (door een aspirant-lid beoogde) vereniging VoorzieningenFonds.

Behalve met de eigen vereniging VoorzieningenFonds of de vereniging VoorzieningenFonds waaraan het aspirant-lid wordt voorgesteld, deelt VoorzieningenFonds Beheer en/of VoorzieningenFonds Administratiekantoor de verstrekte persoonsgegevens niet met derden, met uitzondering van: a) bewerkers die persoonsgegevens namens en op instructie van VoorzieningenFonds Administratiekantoor verwerken; b) administratief en financieel medewerkers van VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor.

D. Geheimhouding en beveiliging
Persoonsgegevens worden door Het VoorzieningenFonds strikt geheim gehouden. Deze geheimhoudingsverplichting is onder meer vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen de individuele verenigingen VoorzieningenFonds en VoorzieningenFonds Administratiekantoor. Het VoorzieningenFonds legt bovendien strikte geheimhoudingsverplichtingen op aan: a) alle individuele leden c.q. deelnemers van NL-direct ten aanzien van privacygevoelige informatie die zij van andere leden c.q. deelnemers ontvangen. Deze geheimhoudingsverplichting wordt vastgelegd op het bewijs van deelname en de statuten, evenals de sancties die rusten op niet-nakoming van deze verplichtingen; b) de medewerkers van administratief en financieel medewerkers van VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor; c) de bewerkers (IT leveranciers).

De bewerkers wordt bovendien verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens. Zij worden ook verplicht tot melding van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens die door hem worden verwerkt.

E. Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is.

Het VoorzieningenFonds beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls, versleuteling van gegevens en fysieke en administratieve toegangscontroles tot aan de data en servers.

Mocht het VoorzieningenFonds, ondanks alle beveiligingsmaatregelen, te maken krijgt met een ernstig datalek dan zal dit intern worden vastgelegd, gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en indien van toepassing gemeld worden aan diegenen waarvan de persoonsgegevens zijn gelekt.

F. Website en Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw apparaat (computer, tablet of smartphone).

Op onze website www.VoorzieningenFonds.nl wordt gebruik gemaakt van Google Analytics voor het tracken van data. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van analytische cookies waarmee alleen anonieme data wordt verzameld, hierdoor blijft de privacy van de bezoeker gewaarborgd. Door middel van deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website. Bijvoorbeeld welke pagina’s het meest worden bezocht en welke links worden aangeklikt. Met deze informatie kunnen wij meer content bieden aan de bezoekers van onze website en onze website steeds optimaliseren.

G. Toestemming en rechten van de leden
Het VoorzieningenFonds zal elk (aspirant-)lid/deelnemer informeren over welk van hun persoonsgegevens voor welk doel verwerkt wordt en hen, bij het aangaan van de lidmaatschapsovereenkomst specifiek om toestemming vragen voor deze verwerkingen. Deze toestemming wordt tevens vastgelegd op het bewijs van deelname. Via een e-mailbericht aan privacy@Voorzieningenfonds.nl, kan, met duidelijke omschrijving van het beoogde: a) de toestemming worden ingetrokken; b) een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming worden ingediend indien de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienen zijn dan wel anderszins in strijd met wettelijke voorschriften worden verwerkt; c) een klacht worden ingediend over de verwerking van persoonsgegevens door Het VoorzieningenFonds.

Het VoorzieningenFonds streeft er naar zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van het verzoek of de klacht te reageren. Het verzoek tot intrekken van de toestemming voor verwerking of  verwijdering van de persoonsgegevens heeft consequenties voor het (aspirant-)lidmaatschap. Die consequenties worden beschreven in de statuten die het (aspirant-)lid/deelnemer ontvangt.

H. Bewaren van persoonsgegevens
Wanneer de aanvraagprocedure van een aspirant-lid/deelnemer uiteindelijk geen definitief lidmaatschap als gevolg heeft zullen slechts de persoonsgegevens, die nodig zijn om vast te stellen dat het lidmaatschap is aangevraagd maar geweigerd, worden bewaard. Die gegevens zullen bij VoorzieningenFonds Administratiekantoor gedurende drie jaar worden bewaard en vervolgens worden vernietigd. De vereniging VoorzieningenFonds zal, voor zover zij enige gegevens betreffende het aspirant-lid heeft ontvangen, deze per direct vernietigen.

Wanneer een lidmaatschap en daarmee de deelname aan een schenkkring van een lid van een vereniging VoorzieningenFonds c.q. een deelnemer van NL-direct is beëindigd, worden de persoonsgegevens van die deelnemer tijdelijk bewaard. De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting van de vereniging VoorzieningenFonds, VoorzieningenFonds Beheer en/of VoorzieningenFonds Administratiekantoor om uit hun boekhouding hun rechten en verplichtingen vast te stellen worden maximaal zeven jaar bewaard. Overige (gevoelige) persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard. Na beëindiging van deze bewaartermijnen worden de gegevens vernietigd. Zie tevens bijlage 1.

I. Wijziging Privacyverklaring
Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan vindt u op onze contactpagina alle informatie waarmee u contact met ons kunt opnemen. Uiteraard waarderen wij goede suggesties ten zeerste, aarzel niet ons te vertellen op welke punten wij onze service mogelijk kunnen verbeteren.

Het VoorzieningenFonds behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring, te allen tijde en zonder kennisgeving vooraf, te wijzigen. Elke verandering wordt kenbaar gemaakt op onze website. De meest recent gepubliceerde versie op www.voorzieningenfonds.nl zal steeds van toepassing zijn.

Versie 01 september 2020